Die ultimative To-Do Liste

Projektmanagement Werkzeuge: Die Ultimative To-Do Liste

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Projektmanagement Werkzeuge? Wer hat schon Zeit für so etwas?

In vielen Unternehmen hat das Tagesgeschäft Vorrang. Es muss schnell gehen, Informationen ausgetauscht werden und wie in einer gut geölten Maschinerie sollte jeder seine Aufgaben kennen und abarbeiten.

Aber wie oft wurden in Ihrem Unternehmen Aufgaben vergessen? Oder Jeder war sich sicher, dass Jemand die Aufgabe schon erledigen würde, aber Niemand tat es?

„Eine kleine Geschichte über 4 Kollegen namens Jeder, Jemand, Irgendjemand und Niemand. Es ging darum eine wichtige Arbeit zu erledigen und Jeder war sich sicher, dass sich Jemand darum kümmert. Irgendjemand hätte es tun können, aber Niemand tat es. Jemand wurde wütend weil es Jeder’s Arbeit war. Jeder dachte, Irgendjemand könnte es machen aber Niemand wusste, dass Jeder es nicht tun würde. Schließlich beschuldigte Jeder Jemand, weil Niemand tat, was Irgendjemand hätte tun können.“ – A Poem About Responsibility von Charles Osgood, aus dem Englischen übersetzt

Eines der kraftvollsten Projektmanagement Werkzeuge ist daher die To-Do Liste (oder auch Aufgabenliste genannt). Und genau aus diesem Grund ist dies auch die erste Vorlage, die ich hier vorstellen und zur Verwendung anbieten möchte.

Um ein wenig in der Projektmanagement-Sprache zu bleiben, nennen wir das Kind aber „Liste der offenen Punkte“ oder auch „LOP“. Das hat weiterhin den Charme, dass vor allem die Abkürzung auch im Neu-Deutschen bzw. internationalen Umfeld Anwendung findet – da heißt das nämlich „List of Open Points“ oder auch „LOP“.

Wenn Sie auch nur ein Projektmanagement Werkzeug in Ihrer Firma benutzen, dann sollte es eine LOP-Vorlage sein, denn mit einer LOP können Sie nicht nur Ihre eigenen Aufgaben organisieren, sondern auch die Aufgaben eines Teams. Sie können die Aufgaben laufend nachverfolgen und Erfolge oder Terminüberschreitungen schnell erkennen.

Weiterhin können Sie mit so einer LOP verschiedenste andere Dinge organisieren:

 

(1) Besprechungsprotokoll

Zum Beispiel können Sie diese LOP um eine Teilnehmerliste erweitern und so Ihre Besprechungsprotokolle führen. Diese können Sie intern im Team oder extern mit Ihren Kunden oder Lieferanten nutzen. Nach dem Meeting schicken Sie einfach die LOP an die Teilnehmer, welche sich dann über die Filterfunktion Ihre Aufgaben suchen können.

Außerdem können Sie in der LOP Informationen oder Beschlüsse dokumentieren, welche Sie dann an die Teilnehmer versenden und so jeder immer im Bilde ist, was in der Besprechung behandelt wurde.

So eignet sich die Liste auch zur Planung Ihrer Besprechungen. Schreiben Sie vor dem Termin die Themen bereits in die Liste und gehen Sie diese dann nur noch Punkt für Punkt durch.

Falls Sie die LOP fortlaufend speichern, empfehle ich Ihnen, die vergangenen Themen über die Filterfunktion auf die offenen Punkte zu selektieren (alle Themen mit weniger als 100% oder „offen“ im Status) und zuerst diese und dann die neuen Themen durchzugehen.

 

(2) Mängelprotokoll

Bei Abnahmen (Vorabnahmen, Endabnahmen) insbesondere im Maschinenbau ist es immer wieder notwendig Mängel und offene Punkte zu dokumentieren.

Tragen Sie diese einfach in die Liste ein, versehen Sie die Punkte mit einem Verantwortlichen und einem Termin, bis wann die Abarbeitung erfolgen soll und verteilen Sie die Liste an die Teilnehmer der Abnahme, welche Sie natürlich in der Teilnehmerliste eingetragen haben (ggf. haben die Teilnehmer ihre Anwesenheit auch per Unterschrift in der Liste bestätigt).

 

(3) Projektverfolgung

(oder auch Bestellverfolgung, Angebotsverfolgung, Auftragsverfolgung, Arbeitspaketverfolgung)

Sie haben mehrere Projekte oder Angebote oder Bestellungen oder Aufträge zu verfolgen und warten für diese auf Zuarbeiten, Informationen oder ähnliches? Legen Sie sich zum Beispiel für jede Bestellung eine separate LOP an und verfolgen Sie dort, was noch zu tun ist oder auf welche Zuarbeit Sie warten um die Bestellung abzuschließen.

Das funktioniert genauso gut für offene Angebote oder Aufträge, die Sie zurzeit bearbeiten.

 

Handhabung der LOP

Es gibt zwei Tabellenblätter: LOP und Teilnehmerliste.

In der LOP werden die offenen Punkte geführt mit folgenden Angaben:

Nr. Laufende Nummer der Punkte
Thema/Projekt Stichwort der Aufgabe oder betreffendes Projekt (z.B. bei Auftragsverwaltung)
Einstelldatum Wann wurde der offene Punkt zum ersten Mal in der LOP erfasst
Information/ Offener Punkt/ Maßnahme/ Beschluss Detaillierte Beschreibung des offenen Punkts mit klarer Definition der zu ergreifenden Maßnahmen
Prio Vergeben Sie eine Priorität um den Verantwortlichen zu erleichtern, welche Aufgabe zuerst bearbeitet werden soll (es empfiehlt sich eine Skala von 1 bis 3 oder A bis C
Verantwortlich Definieren Sie hier, wer den offenen Punkt bearbeiten soll (es empfiehlt sich einen Namen zu nennen und nicht nur allgemein eine Abteilung oder ein Team einzutragen)
Termin Bis wann muss der offene Punkt bearbeitet werden
Status Erfassen Sie hier den Grad der Abarbeitung – entweder in Prozent (wobei 100% als final abgeschlossen gilt) oder in Worten („Offen“ oder „Geschlossen“)

Hier ein Beispiel:

Beispiel für das Tabellenblatt LOP
Beispiel für das Tabellenblatt „LOP“

In der Teilnehmerliste werden folgende Angaben erfasst:

Teilnehmer Name des Teilnehmers
Firma/Abtl. Tragen Sie hier Firmenname oder Abteilung des Teilnehmers ein
Funktion Tragen Sie hier die Stellenbezeichnung des Teilnehmers ein
Telefon Tragen Sie hier die Telefonnummer des Teilnehmers ein
E-Mail Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse des Teilnehmers ein
Termin Bei fortlaufender Verwendung können Sie hier über „X“ erfassen, wann die Teilnehmer anwesend waren

Bei nur einer Besprechung können Sie die Terminspalten leer lassen und ggf. die Teilnehmer in dieser Spalte unterschreiben lassen

Hier ein Beispiel:

Beispiel für Tabellenblatt Teilnehmer
Beispiel für Tabellenblatt „Teilnehmer“

Die Teilnehmerliste können Sie elektronisch erfassen oder zu Beginn der Besprechung ausgedruckt ausgeben, so dass sich jeder Teilnehmer selbst eintragen kann.

Die LOP für Ihre Anforderungen

Und das Schöne ist, dass Sie die Liste im Excel führen oder handschriftlich befüllen können – ganz wie Sie das möchten oder es in Ihrem Unternehmen am besten funktioniert.

Verteilen Sie die Liste per Mail, speichern Sie sie im Netzwerk oder der Cloud zur gemeinsamen Bearbeitung oder drucken Sie sie einfach aus.

Sie werden sehen, wie einfach die Verwendung ist und das mit nur wenig Zeitaufwand eine optimierte Verfolgung der offenen Aufgaben, Bestellungen, Angebote, Projekte oder Aufträge auch in Ihrem Unternehmen möglich ist.

 

Downloads

LOP in Excel 2016

LOP in Excel 97-2003

3 Gedanken zu „Projektmanagement Werkzeuge: Die Ultimative To-Do Liste

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