Der Terminplan

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Im letzten Blog-Beitrag „Was ist eigentlich ein Projekt“  haben wir erörtert, was ein Projekt ist und ob auch Sie ein Projekt (oder gar mehrere) haben. Ich gehe davon aus, dass Sie zu der Erkenntnis gekommen sind, dass auch Sie oder Ihr Unternehmen das ein oder andere Projekt abwickeln. Nun ist es wichtig, über Ihre Projekte die Übersicht zu erhalten. Dabei sind oft unterschätzte Faktoren die im Projekt benötigte Zeit und die mitwirkenden Akteure. Außerdem ist es oft notwendig und wichtig mit dem Kunden Termine und den Projektstatus zu kommunizieren – ein effektives Werkzeug dafür ist ein Terminplan.

Dieser kann natürlich recht einfach in Listenform geführt und kommuniziert werden oder aber in etwas anspruchsvollerer Form als visualisierte Tabelle.

Eine Form des visuellen Terminplans, die man im Projektmanagement häufiger sieht ist das Balkenplan oder auch Gantt- Diagramm genannt.

Die wichtigste Software dafür ist MS Project: eine Microsoft Anwendung, die nicht nur teuer sondern auch teilweise kompliziert zu handhaben ist (zumal man meist eh nur wenige der Funktionalitäten wirklich braucht). Eine alternative für den täglichen Gebrauch (vor allem für kleinere Unternehmen) ist somit immer noch eine Excel-Tabelle.

Da Excel auf den meisten Rechnern verfügbar ist, ergibt sich ein klarer Vorteil daraus, dass alle die Datei öffnen, bearbeiten und drucken können. Bei speziellen Anwendungen (wie MS Project) gibt es meist nur wenige Lizenze im Unternehmen und pdf-Ausdrucke aus dem Programm sind meist unübersichtlich.

Daher möchte ich Ihnen heute einen Download zur Verwendung zur Verfügung stellen, welcher auf einem einfachen Excel-Terminplan basiert.

 

Der Excel-Terminplan

Folgende Einträge können in der Tabelle vorgenommen werden:

Nr. Laufende Nummer der Aufgaben

Diese können Sie mit ganzen Nummern wie 1, 2, etc. durchgängig oder mit Unternummern wie 1.1, 1.2, etc. bezeichnet werden

Status Status der Aufgaben

Hier können Sie ähnlich wie in der LOP den Abarbeitungsstatus der Aufgaben nachverfolgen (in Prozent von 0-100%)

Benennung Die Aufgabe

Benennen Sie hier die Aufgabe

Dauer in Tagen Dauer der Aufgabe

Tragen Sie hier die Dauer der Aufgabe in Tagen ein

Start Start der Aufgabe

Legen Sie hier den Anfangstermin fest, wann mit der Aufgabe begonnen werden soll

Ende Ende der Aufgabe

Der Abschlusstermin der Aufgabe ergibt sich aus dem Start plus der Dauer.

Vorgänger Vorausgehende Aufgaben

Hier definieren Sie, welche Aufgaben vor dieser Aufgabe erledigt werden müssen. In meinem Beispiel kann die Eigenfertigung erst nach erfolgter 2D-Konstruktion starten.

Verantw. Verantwortlicher für diese Aufgabe

Benennen Sie hier namentlich den Verantwortlichen für die Aufgabe

31-52 Kalenderwochen (Gantt-Diagramnn)

Markieren Sie hier farblich die Kalenderwochen, in denen die Aufgabe abgearbeitet wird. So ergibt sich der Gantt-Chart und Sie haben eine visuelle Übersicht über die Aufgaben in Ihrem Projekt.

 

Hier ein Beispiel für einen Terminplan für ein Produkt:

beispiel terminplan

Bei der Terminplanung ist es wichtig, alle Aufgaben zu erfassen und sich über die Verknüpfungen im Klaren zu sein. Nicht alle Tätigkeiten können gleichzeitig begonnen werden, sondern setzen meist die Erledigung einer vorherigen Aufgabe voraus.

Außerdem ist es ratsam, die Verantwortlichen zu benennen und ihnen die Aufgaben zuzuteilen. So erkennen Sie im Projekt, wo es eventuelle Engstellen im Personal gibt, die Sie ggf. aufstocken können.

Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig abwickeln, bietet es sich außerdem an, alle Projekte in einem Plan zu erfassen, um eventuelle Doppel-Planung der Mitarbeiter aufzudecken.

 

Änderungen im Terminplan verfolgen

Wenn Sie den Terminplan nun erstellt haben, heißt es, ihn weiterhin zu verfolgen. Haben Sie bereits regelmäßige Besprechungen mit Ihrem Team, dann sollten Sie zu diesen Besprechungen den Plan kurz auflegen und den Status der einzelnen Aufgaben abfragen. So können Sie rechtzeitig erkennen, welche Tätigkeiten eventuell in Verzug geraten oder wo es Engpässe gibt.

Falls sich bei Aufgaben eine Verschiebung ergibt, sollten Sie diese unbedingt in den Plan einpflegen um die Gesamtverschiebung, die sich durch die Verknüpfung der einzelnen Tätigkeiten zwangsläufig ergibt, zu sehen und ggf. zu kommunizieren. Insbesondere bei der Planung Ihrer Mitarbeiter ist dies wichtig, da Sie schnell sehen können, ob sich durch die Verschiebung eine Doppelbelastung ergibt (filtern Sie dazu die Spalte „Verantw.“ Nach dem Namen des Mitarbeiters – so sehen Sie alle Aufgaben des Mitarbeiters).

 

Den Terminplan nutzen

Nutzen Sie den Terminplan wie zuvor beschrieben im Team, Ihrer Produktion oder als Kommunikationsmittel zu Ihrem Kunden hin.

So ist für die einzelnen Akteure im Projekt jederzeit der aktuelle Status bekannt und einsehbar.

Durch die Filterfunktion können Sie außerdem für jeden Mitarbeiter eine Aufgabenliste heraussuchen, ihm diese Aufgaben als Voraussicht für die nächsten Wochen zukommen lassen und eventuelle Doppelbelastungen erkennen.

 

Download der Vorlage:

Excel 2016

Excel 97-2003

 

Die Terminplanung für Fortgeschrittene

Die Excel-Liste hat einen großen Nachteil: Sie ist nicht automatisiert. D.h. sobald sich eine Aufgabe verschiebt, verschieben sich die nachfolgenden Aufgaben nicht automatisch (außer Sie haben die Berechnungen in den Spalten „Start“ und „Ende“ rigoros mit einander verknüpft).

Die automatische Anpassung von Nachfolgeprozessen ist ein großer Vorteil von Programmen wie MS Project. Da die Anschaffung von MS Project in den wenigstens Fällen lohnenswert ist, möchte ich noch kurz eine Alternative vorstellen: Project Libre.

Dieses Open Source Programm erstellt Terminpläne wie MS Project und bietet viele Auswertungsmöglichkeiten (z.B. die Auslastung einzelner Mitarbeiter oder auf den Stundenlohn bezogene Kosten).

Auch in diesem Programm bedarf es nicht mehr Angaben als in der Excel-Liste, den Rest erledigt das Programm (fast) von allein.

Hier ein Beispiel für den gleichen Terminplan wie oben, nur in Project Libre abgebildet:

beispiel project libre

Und hier noch ein kurzes Beispiel für die Mitarbeiterplanung:

beispiel ressourcen project libre

Die Terminpläne in Project Libre können Sie im Programm-eigenen Format .pod oder MS Project-fähigen .xml speichern. Andersherum können auch MS Project Dateien mit dem Programm geöffnet werden.

 

Download:

Das Programm bei https://sourceforge.net/projects/projectlibre/

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