SMARTe Aufgaben formulieren

SMARTe Aufgaben formulieren

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Wie oft ist es Ihnen schon passiert, dass Sie Aufgaben in Ihrem Unternehmen oder Projektteam verteilt haben und das Ergebnis dann doch nicht Ihren Vorstellungen entsprach? Oftmals handelt es sich um ein Problem der Aufgabenstellung, welche im Zeitdruck nur schwammig oder zu allgemein formuliert wird.

Aufgaben besser zu formulieren, so dass das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht, ist nicht immer einfach. Es kann aber durch die SMART-Formel rasch und ohne großen Mehraufwand vereinfacht werden.

Bei der SMART-Formel handelt es sich um 5 Voraussetzungen, die die Formulierung einer Aufgabe erfüllen muss muss:

Specific (Spezifisch)

Measurable (Messbar)

Attainable (Erreichbar)

Relevant (Relevant)

Time-Bound (Zeitlich gebunden)

Dabei ist es wichtig, ein wenig umzudenken. Sie formulieren so weniger eine Aufgabe als das konkrete Ziel.

 

Specific (Spezifisch)

Je spezifischer Sie definieren, was gemacht werden soll, desto spezifischer wird die Aufgabe ausgeführt.

Wenn es das Ziel ist, für den Kunden XY ein Angebot über 5 Nähmaschinen des Typs 0815 zu erstellen, dann sagen Sie das auch!

 

Measurable (Messbar)

Das Ziel oder die Aufgabenerfüllung muss messbar oder sichtbar sein.

Welches Ergebnis erwarten Sie? Ein Schriftstück auf Ihrem Schreibtisch? Dass das Teammitglied das Angebot per E-Mail an Kunden XY sendet? Formulieren Sie es in Ihrer Aufgabenstellung!

 

Attainable (Erreichbar)

Hier geht es weniger um eine Formulierung als sicher zu stellen, dass Ihr Mitarbeiter die Aufgabe erfüllen kann.

Hat der Mitarbeiter bereits die Preise für Nähmaschine 0815 und die Anschrift des Kunden XY?

 

Relevant

Gehen Sie auf Nummer sicher, dass die Aufgabe für den Empfänger Ihrer Formulierung relevant ist.

Es bringt Ihnen nichts, die Aufgabe an Ihre Buchhaltung zu stellen, wenn Angebote in Ihrem Vertrieb erstellt werden. Ggf. formulieren Sie hier, dass die Aufgabe weiterdelegiert werden soll (z.B. von der Buchhaltung zum Vertrieb).

 

Time-Bound (Zeitlich gebunden)

Formulieren Sie deutlich, bis wann die Aufgabe abgearbeitet oder das Ziel erreicht werden soll.

Ausdrücke wie „schnellstmöglich“ oder der Klassiker „asap (as soon as possible)“ sind hier vollkommen falsch am Platz und müssen durch den genauen Termin ersetzt werden.

 

Ein SMARTes Beispiel

Am Ende sollte also eine Aufgabe wie folgt stehen: „Der Vertrieb erstellt bis zum 18.08.2017 12Uhr ein Angebot für den Kunden XY über 5 Nähmaschinen vom Typ 0815 gemäß Preisliste und versendet es per Mail an Herrn SZ der Firma XY mit mir in cc.“

So eine Aufgabe ist spezifisch (Angebot für XY über 5 Nähmaschinen 0815), messbar (E-Mail in CC), erreichbar (Preisliste ist verfügbar), relevant (Vertrieb erstellt die Angebote) und zeitlich gebunden (18.08.2017, 12Uhr).

 

Weiterverwendung

Diese 5 Eckpunkte für die Formulierung von Aufgaben sind Ihnen auch behilflich bei der Erstellung von To-Do-Listen oder Terminplänen und sollten Sie stets beim Einstellen von Aufgaben im Hinterkopf behalten.

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